Top 7 des outils de gestion du temps de travail (2024)

Au quotidien, la gestion du temps est devenue un indispensable au travail ! Entre les réunions interminables, les tsunamis d’e-mails et les tâches qui s’accumulent, il est parfois difficile d’y voir clair. Aujourd’hui, nous avons décidé de vous partager nos outils de gestion du temps de travail. Let’s go !

Outils pour gérer votre emploi du temps

En matière d’outils de gestion du temps de travail, les calendriers numériques sont des dispositifs très utiles pour mieux s’organiser au quotidien. C’est pourquoi nous vous en avons sélectionné deux outils à utiliser sans attendre pour manager vos équipes.

Google Agenda :

Voici un classique du travail en entreprise ! Google Agenda est un outil formidable et gratuit qui vous permet de planifier vos évènements, de définir des rappels ou encore de partager des calendriers avec vos collègues. Vous avez aussi la possibilité de définir des temps de concentration et de les partager avec vos équipiers pour ne pas être dérangé. L’application est également liée avec l’outil Google Meet qui vous permet d’effectuer des réunions en visioconférence.

• GRATUIT OR NOT : l’outil est entièrement gratuit.

Outils pour gérer ses tâches individuelles ou collaboratives

Après avoir appris à gérer vos heures de travail et à vous organiser avec vos équipes, il est essentiel de pouvoir classer vos tâches par priorité. C’est ainsi la spécialité de Trello et d’Asana : deux outils qui vous permettent d’organiser vos tâches, de les classer par priorité et de déléguer des missions avec vos équipes.

Trello :

Trello est une application idéale pour gérer vos tâches, vos missions et autres projets. Grâce à un système de création de cartes, de listes ou de tableaux, vous pouvez, en effet, organiser facilement, par catégories, priorités ou étapes, ce qu’il vous reste à faire. Cet outil est également collaboratif, ce qui en fait un allié de taille dans les projets d’équipe. Visuelle, intuitive et colorée, l’application Trello vous permettra d’améliorer la collaboration entre vos coéquipiers. C’est un outil de gestion du temps de travail efficace.

• GRATUIT OR NOT : Trello dispose d’une version gratuite qui vous permet de créer jusqu’à 10 tableaux, d’ajouter des fichiers jusqu’à 10 Mb et de bénéficier de 250 exécutions de commandes automatisées par espace de travail. Vous pouvez également accéder à des fonds d’écran et à des stickers personnalisés. Vous avez par ailleurs des abonnements disponibles qui vous offrent plus ou moins de fonctionnalités supplémentaires. (5, 10 ou 18 euros par mois.)
  

Asana :

Asana permet aux équipes d’organiser leurs tâches, mais aussi de fixer des délais et d’optimiser les collaborations. Grâce à un système de listes de tâches à effectuer et à son interface intuitive, Asana vous permet d’attribuer des tâches au membre de votre équipe, tout en suivant leur progression. Très optimisé et adapté au rythme actuel des entreprises. Vous pouvez ainsi y retrouver une fonction calendrier ou une fonction diagramme à disposition pour simplifier vos plans et hiérarchiser les missions à effectuer en priorité.

• GRATUIT OR NOT : Disponible en version gratuite pour les équipes jusqu’à 15 membres, elle est une solution idéale pour les entreprises qui démarrent ou qui sont en pleine croissance. Des forfaits payants sont accessibles aux plus grandes structures.

Outils pour évaluer la répartition de votre temps de travail

Si vous souhaitez mieux organiser votre temps de travail, vous passerez forcément par des outils de suivi d’activité en ligne. De quoi connaître vos distractions et votre temps potentiellement perdu, en un seul coup d’œil.

Toggl Track :

Toggle Track, ou « time tracker » pour les intimes, est un outil qui vous permet de suivre votre temps de travail en temps réel et de l’optimiser. Vous pouvez, en effet, accéder à des mesures précises du nombre d’heures que vous avez consacrées à telles ou telles tâches. Vous pouvez également suivre l’avancée de vos équipes. Notamment de vos collaborateurs externes que vous devez à l’heure ou à la journée de travail.

• GRATUIT OR NOT : Disponible en version gratuite pour les freelances et les petites équipes de moins de cinq personnes. Comptez aux alentours de 10 euros par mois et par utilisateur, si vous souhaitez l’utiliser en mode collaboratif dans des projets plus importants.
  

RescueTime :

RescueTime est une application qui vous permet de surveiller automatiquement votre activité en ligne. Vous pouvez également vous en servir pour éditer des rapports détaillés sur les applications que vous utilisez au travail ainsi que sur les sites web que vous consultez. C’est l’outil avec un gros « O » pour identifier vos distractions, de même que les domaines dans lesquels vous devez augmenter votre productivité.

• GRATUIT OR NOT : Pour l’utiliser, vous pouvez bénéficier d’une période d’essai gratuite de deux semaines. Si vous souhaitez mensuellement vous en servir, il vous faudra débourser aux alentours de 12 euros.
  

Les outils non digitaux

Il paraît que ce sont dans les vieux pots qu’on fait les meilleures confitures ! C’est vrai ça, nos anciens s’en sortaient très bien sans tous ces outils numériques actuels ! La technologie a du bon, mais force est de constater que le bon vieux post-it a encore de belles années devant lui. Lui aussi est un outil de gestion du temps de travail redoutable.

Méthode Pomodoro (minuteur Pomodoro)

Si vous n’êtes pas très adepte des outils numériques, la méthode Pomodoro est une technique très connue de gestion de travail. Cette technique a été mise au point par Francesco Cirillo dans les années 1980. Pour l’utiliser, il vous suffit de diviser votre temps de travail en intervalles réguliers de 25 minutes appelés « Pomodoro », suivis de courtes pauses de 5 minutes. Son nom vient d’un célèbre minuteur de cuisine en forme de tomate que le créateur Cyril utilisait dans sa jeunesse. Certaines applications gratuites fondées sur cette technique ont été créées comme « Pomodoro timer », « Focus To Do » ou encore « Focus Booster ».

Les post-it

Colorées et identifiables dans le monde entier comme une langue universelle, les post-it ont déjà mis tout le monde d’accord depuis des décennies. Le but est simple, vous le connaissez déjà : noter un numéro à appeler en urgence. Lister ou organiser vos tâches par écrit ou par couleur. On a difficilement fait mieux et plus simple que le papier. Il reste encore aujourd’hui un incontournable des fournitures de bureau. Et il y a de quoi !

Hop, Hop, Hop, on vous l’assure, les tester ce sont les adopter ! Ne rechignez plus à la tâche (c’est cas de le dire) et profitez d’outils optimisés et surtout adaptés à votre activité. Chacun des outils que nous vous avons présentés sont à utiliser seul ou de manière complémentaire, en fonction de vos besoins et de vos habitudes de travail. De quoi accroître vos performances globales en toute tranquillité. Le numérique (et le papier aussi) n’attendent plus que vous. Votre temps épargné vous remerciera grâce à ces outils de gestions du temps de travail performants.

FAQ

Quels sont les 4 piliers de la gestion du temps au travail ?
Il faut d’abord se fixer un horaire. Ensuite, définir la perspective de gain de temps. Puis utiliser les bons outils et les bonnes méthodes de gestion de temps. Enfin, il vous faut savoir déléguer pour partager et distribuer les tâches à effectuer avec vos équipes.

Qu’est-ce que la GTA Ressource Humaine ?
La GTA RH également appelée la Gestion des Temps et des Activités de Ressources Humaines, est une méthode de ressources humaines qui permet de saisir et de calculer les temps de travail et les activités des salariés. Parmi les différentes étapes nécessaires à cette opération, l’on retrouve : le pointage (arrivée, départ, temps de pause). Il y a également le calcul des heures supplémentaires et le suivi des repos compensateurs.